PBB → PandaDoc

✓ Verbunden — PBB ausfüllen und erstellen

🔗 PipeDrive

✓ Test

Zuständige Personen & Nummern

AC – Account Controller

TC – Technical Controller

TP – Technical Person

Verkäufer

⚙ MASCHINEN-NR.

Bestell-Nr. ⚠

Auftrag-Nr. ⚠

PPS Auftrag-Nr. ⚠

Abacus Kunden-Nr. ⚠

PBB Datum

Sprache

EORI-Nr.

Projektinformationen & Produkt

Projektart

Verkaufsobjekt

Kunde

Projektname

Produktlinie

Modellbasis

Anzahl Pumpen

Nennspannung

Produktionsfrist gepl.

Doku-Typ

Pumpentyp

Ersatzteile (Paket)

Standard Produkte gemäss Preisliste

Anz.	Artikel-Nr.	Beschreibung

Spezial Produkte (nicht in Preisliste)

Anz.	Artikel-Nr.	Beschreibung

Bemerkungen

Dokumentation & Lieferadresse

Einbauzeichnungstyp

Zeichnung Status

Sprache Anleitung

Miete Autokran

Lieferadresse

KP Name

Telefon (KP)

Mobile (KP)

E-Mail (KP)

Lieferdatum / Text

Anpassungshistorie

Transport & Versand

⚠ KeyDate erwartet

⚠ KeyDate bestätigt

⚠ Lieferung ab

⚠ Bestell-Nr. Kunde

🚛 Transportinfo LKW

Länge (m)

Breite (m)

Höhe (m)

Gewicht (kg)

1. LKW

2. LKW

🚢 Transportinfo Schiff

Container Typ

Überhöhe

Gewicht (kg)

1. Container

2. Container

Kundendaten & Rechnungsadresse

Kunde P2

Projektname P2

Bestell-Nr. Kunde

Steuer ID-Nr.

Rechnungsadresse

KP Name (Rechnung)

Telefon (KP)

Mobile (KP)

E-Mail (KP)

Tel. Zentrale

E-Mail Rechnung

Verkaufspreisberechnung

Anz.	Art.-Nr.	Beschreibung	Einzelpreis	Total

Sondervereinbarungen / Zahlungsdetails

ZwischentotalEUR 4’040.00

./. Rabatt

TotalEUR 2’040.00

Montage-/Reisekosten

Transportkosten

Ersatzteile (Paket)

RechnungstotalEUR 4’240.00

Rechnungsdetails

Zahlungsbedingung

Incoterms

Einbau durch FruCo?

Dokumentsprache

Dokumentenversand

Transportkosten zeigen?

Rabatt zeigen?

Einsatzbereich

❓ Hilfe & Anleitung – PBB Tool

👋 Willkommen beim PBB Tool

Dieses Tool ersetzt das alte Excel-PBB. Alle Daten werden automatisch in PandaDoc als PDF gespeichert und am PipeDrive Deal als Sicherung angehängt. Kein Speichern auf dem Laufwerk mehr nötig.

✨

Neues PBB erstellen

Deal oben im Suchfeld eingeben → auswählen
Alle Felder ausfüllen (Personen, Produkte, Preise)
Unten auf 💾 Speichern klicken
Fertig — Dokument ist in PandaDoc!

🔄

Bestehendes PBB ändern

Deal oben suchen → auswählen
PBB wird automatisch geladen
Änderungen machen (z.B. Position hinzufügen)
Unten auf 🔄 Speichern klicken
Fertig — PandaDoc-Dokument aktualisiert!

⚠ Wichtig

Bei jedem Klick auf Speichern wird das bestehende PDF in PandaDoc durch die neue Version ersetzt. Alte HTML-Versionen bleiben in PipeDrive am Deal als Sicherung erhalten.

💡 Tipp

Oben rechts kannst du zwischen DE und EN wechseln. Das gesamte Formular wird dann übersetzt.

📋 Der komplette Prozess

Mitarbeiter wählen

Oben in der grauen Statusleiste beim PipeDrive-Dropdown deinen Namen wählen. Dein Account wird verbunden.

Deal suchen

Im Suchfeld "Deal suchen…" den Kunden oder Projektnamen eingeben. Nach 1-2 Sekunden erscheint eine Liste. Auf den richtigen Deal klicken.

→ Falls bereits ein PBB für diesen Deal existiert, wirst du gefragt ob du es laden möchtest.

P1 – System / Anlage ausfüllen

Der erste Tab mit Personen (AC, TC, TP), Maschinen-Nr., Projekt-Infos, Produkten, Lieferadresse und Transport-Infos.

💡 Kunde und Projektname werden automatisch aus PipeDrive befüllt.

P2 – Invoice ausfüllen

Auf den Tab "P2 – Invoice" klicken. Hier die Rechnungsdetails, Preise und Incoterms eintragen.

💡 Mit dem Button "↓ Aus P1 kopieren" werden die Produkte aus P1 automatisch übernommen.

💾 Speichern klicken

Der grosse grüne Button unten rechts erledigt alles auf einmal:

PDF wird erzeugt mit Logo und Layout
PDF wird in PandaDoc gespeichert
HTML-Sicherung wird am PipeDrive Deal angehängt

→ Nach dem Speichern erscheint ein Fenster mit "In PandaDoc öffnen".

🎯 Interaktive Tour

Klicke auf "Tour starten" und ich führe dich durch die wichtigsten Bereiche des Tools. Jedes Element wird hervorgehoben und erklärt.

Die Tour zeigt dir:

🔍 Wie du einen Deal findest und auswählst
📝 Wo du die Felder P1 und P2 ausfüllst
🌐 Wie du Sprache zwischen DE/EN wechselst
💾 Was passiert wenn du auf Speichern klickst
📁 Wie du alte PBBs wiederfindest

💡 Häufige Fragen

Wo werden meine Daten gespeichert?

PandaDoc: Als PDF-Dokument – das ist die offizielle Version.
PipeDrive Deal: Als HTML-Datei mit allen Feldern – so können andere Mitarbeiter später weiter arbeiten.
Browser lokal: Als Autosave (falls du versehentlich die Seite schliesst).

Ein Kollege hat ein PBB erstellt – wie kann ich es öffnen?

Einfach im Suchfeld oben den gleichen PipeDrive-Deal auswählen. Das Tool findet die HTML-Datei automatisch am Deal und fragt dich, ob du sie laden willst. Klick auf Ja — schon hast du das PBB mit allen Feldern.

Warum wird das alte PandaDoc-Dokument beim Aktualisieren gelöscht?

PandaDoc erlaubt technisch nicht, ein PDF im bestehenden Dokument zu ersetzen. Deshalb wird das alte gelöscht und ein neues erstellt – für dich unsichtbar, das Dokument hat den gleichen Namen. Alte Versionen findest du bei Bedarf in PipeDrive am Deal.

Ich habe mich vertippt – wie mache ich es rückgängig?

Solange du noch nicht auf Speichern geklickt hast: einfach den Text korrigieren oder ↺ Reset oben klicken. Nach dem Speichern: Änderungen korrigieren und erneut Speichern – das ersetzt die alte Version in PandaDoc.

Die Suche findet meinen Deal nicht

1) Prüfe ob oben ein Mitarbeiter ausgewählt ist.
2) Probiere nur den Firmennamen oder den Projektnamen einzeln.
3) Prüfe die Schreibweise — PipeDrive ist buchstabengenau.
4) Wenn immer noch nichts gefunden wird: öffne den Deal einmal in PipeDrive und suche dann nochmals hier.

Was bedeuten AC, TC, TP?

AC = Account Controller (Hauptansprechpartner im Verkauf)
TC = Technical Controller (technischer Projektverantwortlicher)
TP = Technical Person (technische Bearbeitung)